Seuren tehtävä on varmistaa asiakkailleen työvoiman saatavuus sosiaali- ja terveydenhuollon, varhaiskasvatuksen, opetuksen sekä palvelualojen tehtävissä. Tämä onnistuu parhaiten, kun työtehtävät ja työntekijät kohtaavat onnistuneesti ja nopeasti. Likeit-toiminnanohjausjärjestelmä on mukana turvaamassa työvoiman saatavuutta.
Kun pääkaupunkiseudun ja Uudenmaan sairaaloissa, ikäihmisten palveluissa, terveysasemilla, päiväkodeissa tai kouluissa on tarvetta keikkatyöntekijöille, tarvitaan Seuren asiantuntemusta työn tarpeiden ja sopivan tekijän kohtaamiseen.
Seure on kehittänyt asiakkailleen OmaSeure-tilausjärjestelmän, jonka kautta työtilaukset tehdään. Työntekijöille on oma OmaSeure-sovelluksensa työvuorojen varaamista ja muuta asioimista varten. Solmittujen työsuhteiden kestot vaihtelevat päivästä kuukausiin. Aktiivisia työntekijöitä on vajaat 16 000 ja työkohteita reilut 3 200. Uusia rekrytointeja tehdään vuodessa yli 9 000.
- Vaadimme ERP-järjestelmältä paljon, jotta voimme hoitaa työt mahdollisimman automatisoidusti. Saamme päivässä tuhansia työtilauksia, joihin täytyy löytää oikeat tekijät – ei olisi mahdollista tehdä tätä esimerkiksi soittamalla työntekijöitä läpi. Järjestelmän tulee toimia niin, että työntekijät voivat itse varata itselleen vuoroja asiakkaidemme työtilauksista, kertoo Seuren tuoteomistaja Laura Kuivalainen.
Työvoiman välityksen tueksi tarvittiin henkilöstöalan liiketoimintaprosesseihin vastaava toiminnanohjausjärjestelmä
Uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankinta tuli ajankohtaiseksi keväällä 2022, minkä jälkeen alkoi uuden ERP-järjestelmän etsintä ja toimittajien kilpailutus.
- Likeit täytti liiketoimintamme vaateet kokonaisuutena parhaiten. Tärkeintä oli, että järjestelmä ja toiminnalliset prosessimme saadaan kytkettyä yhteen saumattomasti, ja että järjestelmän toiminnallisuudet vastaavat liiketoiminnallisia tarpeitamme, kuten suuren tilausmäärän hallintaa, kertoo Seuren teknologia- ja kehitysjohtaja Teemu Asumaa.
Likeitissa käsitellään vuokratyöntekijöiden tietoja, työtilauksia ja -vuoroja sekä palkanlaskentaa ja laskutusta. Likeitiin on rajapintojen kautta lisäksi integroitu Dynamics CRM, OmaSeure-sovelluksen asiakas- ja työntekijäportaalit, palkanmaksu- sekä laskunmuodostusjärjestelmä ja järjestelmien yhteinen tietovarasto muun muassa data-analytiikkaa varten. Vain pieni osa työtilauksista vaatii Seuren hallintohenkilöstöltä manuaalista käsittelyä.
Likeit ERP -järjestelmän käyttöönotto onnistui tiiviissä aikataulussa
Eri järjestelmien yhteensovittaminen toimivaksi kokonaisuudeksi edellytti toiminnallisuuksien suunnittelusta saakka tiivistä yhteistyötä ohjelmistotoimittajien kesken. Ohjelmistoratkaisua testattiin ja kehitettiin keväästä 2022 kesään 2023. Tänä aikana luotiin integraatiot Likeitista muihin järjestelmiin ja eri järjestelmien, kuten OmaSeuren toiminnallisuudet rakennettiin uudelleen Likeitia vasten.
- Tavoitteena oli että järjestelmät keskustelevat sujuvasti keskenään, eikä käyttäjien tarvitse hyppiä useiden järjestelmien välillä itselleen olennaisten toimintojen suorittamista varten. Vaikka käyttöliittymät asiakkaille ja työntekijöille ovat Likeitin ulkopuolisia järjestelmiä, niissä käsitellyt työvuorot ja tilaukset hallinnoidaan ERP-järjestelmässä, kertoo Likeitin järjestelmäasiantuntija Mikko Behm.
Kuivalaisen mukaan yhteistyö eri toimittajien ja seurelaisten välillä on sujunut jatkuvassa vuoropuhelussa, ja toimittajat tekevät yhteistyötä myös keskenään ilman Seurea. – Likeit-tiimi, CRM-tiimi, OmaSeure-tiimi ja data- ja analytiikkatiimi ovat toimineet tiiviissä yhteistyössä ja jatkuvassa dialogissa Seuren ketterän kehitysmallin mukaisesti. Yhteinen tekeminen sprinteissä oli avain siihen, että onnistuimme tiukassa aikataulussa, hän kiteyttää.
Tuotantokäyttöönotto tapahtui 16.-18.6.2023 viikonloppuna ja ohjelmistokokonaisuus on ollut käytössä siitä lähtien. Seuren asiakkaille ja työntekijöille taustalla tehdyt muutokset ovat näkyneet mahdollisimman vähän ja OmaSeuren käyttö on jatkunut keskeytyksettä.
Uudenlaiset automaatiot helpottavat työvoiman hallintaa
Jotta työvoiman tarpeen ja työntekijöiden osaamisen voi sovittaa yhteen mahdollisimman automaattisesti, on Likeitiin jo valmiiksi tuotu tarkat määritykset sille, millaisella osaamisella ja kokemuksella Seuren työntekijät voivat työskennellä eri asiakkaiden erilaisissa työtehtävissä. Näin työntekijät voivat OmaSeuressa suoraan varata itselleen sellaisia vuoroja, jotka vastaavat heidän tarpeitaan ja osaamistaan.
- Likeit on tuonut OmaSeureen asiakkaiden ja työntekijöiden toivomia uusia toiminnallisuuksia ja joustavuutta työtilausten täyttämiseen. Esimerkiksi asiakas voi nyt tilata työtä vaihtoehtoisilla nimikkeillä ja Likeit mahdollistaa sen, että työntekijät voivat nähdä aiempaa joustavammin itselleen soveltuvia vuoroja, Kuivalainen kertoo.
Likeit tukee myös Seurelle uudenlaisia automaatioita. – Esimerkiksi palkka muodostuu nyt automaattisesti oikean työehtosopimuksen mukaan, kun ennen palkkatietoja saattoi joutua muokkaamaan manuaalisesti työn sisällöstä riippuen, kertoo Likeitin järjestelmäasiantuntija Johanna Hirvonen.
Yhteistyössä seurelaiset kiittelevät Likeitin tiimin palveluhalukkuutta
Kuivalaisen mukaan Seuren vaatimuksiin on pystytty vastaamaan hyvin ja järjestelmä on saatu sopeutettua Seuren tarpeisiin. – Ihan joka vipstaakkeli ei voi Likeitissa toimia juuri kuten me on ajateltu, mutta olemme käyneet vuoropuhelua kompromisseista hyvässä yhteistyössä ja saaneet prosessimme toimimaan hyvin yhteen, hän toteaa.
Kuivalainen kiittää, että yhteistyö on alusta saakka ollut erittäin hyvää järjestelmän käyttöönotossa ja Seuren tarpeisiin valmistelussa. – On ollut todella hieno juttu saada täysin toimiva järjestelmä meidän volyymeille. Pieniä lastentauteja on ollut, mutta pääasiat ja -prosessit toimivat ihan nikottelematta, mikä on ollut todella loistava asia, hän kiteyttää.
Asumaa jatkaa kiittämällä Likeitin tiimiä kumppanuuden hengestä. – Yhteistyö on ollut helppoa, luontevaa ja hauskaakin alusta asti. Toiveitamme kuunnellaan ja aina lähdetään miettimään ratkaisuja asian toteuttamiseen – jos ei toivetta voida toteuttaa, saamme hyvät perustelut sillekin asialle ja myös muita ratkaisuvaihtoehtoja yhdessä pohdittaviksi, hän toteaa hymyillen.
- Seuraavana tarkoituksena on ottaa kaikki irti nykyisestä järjestelmästä ja sen jälkeen alkaa hioa käytettävyyttä sekä tehdä muita pienparannuksia. – Likeitin normaalin tuotekehityksen kautta tulee varmasti jatkossa meidänkin järjestelmään toiminnallisuuksia lisää, toteaa Asumaa.
