Tarkka ja reaaliaikainen tieto kehittää johtamista ja työtehoa Baronalla

Barona Logistiikka palvelee asiakkaitaan aina yksittäisten työntekijöiden rekrytoinnista laajamittaisiin varastotoiminnan ulkoistuksiin. Barona-konsernilla vuodesta 2016 käytössä ollut Likeit otettiin tammikuussa 2024 käyttöön Barona Logistiikalle työvuorojen hallintaan, palkanmaksuun ja henkilöstöhallintoon. Likeitin käyttö on tuonut kaivattua tarkkuutta tiedolla johtamiseen ja työn tehokkuuden seurantaan.

“Tuotamme asiakkaillemme monipuolisia ulkoistuspalveluja: Verkkokaupan ulkoistuksissa tilausrytmit, nopeus, ja mahdollisimman tarkka reaaliaikainen raportointi merkitsevät asiakkaillemme paljon. Henkilöstöpalveluissa meiltä toivotaan esimerkiksi arviolaskutusta ja ennusteita työvoiman tarpeesta. Logistiikkaratkaisuissa seuraamme tehokkuutta, jotta voimme nopeasti korjata mahdolliset virheet prosessissa”, Barona Logistiikan palvelujohtaja Kim Hipari kiteyttää.

Baronan uudella logistiikkakeskuksella Avialogiksella on Suomen suurin verkkokauppaliiketoimintaa tukeva varastoinnin automaatioratkaisu AutoStore, joka vähentää ihmistyön määrää merkittävästi perinteiseen varastointiin verrattuna. Ratkaisusta on suorat integraatiot verkkokauppa-alustoihin ja kustannustehokkuus on tärkeä kriteeri toiminnan laadussa.

“Tuotteiden myyntimäärät vaihtelevat yksittäiskappaleista lavoihin. Oli kauppa minkä kokoinen tahansa, keräily hoituu meillä yhtä tehokkaasti kuin isommilla verkkokaupoilla tai automaatioratkaisuilla”, kertoo projektipäällikkö Niklas Heikkinen.

Likeit tukee työn tehokkuuden mittaamista

Työn tehokkuus, toimitusnopeus ja -varmuus sekä laatu ovat tärkeitä erityisesti varastoinnin toiminnoissa, joihin käytetyt työtunnit täytyy kohdentaa tarkasti asiakkaittain. Barona halusi työajan leimaamisen onnistuvan helposti reaaliajassa, jotta tiedon laatu pysyy hyvänä.

Kaikki työhön liittyvät kirjaukset tehdään Likeitiin: kun työntekijä aloittaa esimerkiksi asiakkaan verkkokauppaan liittyvän keräys-, tarroitus-, tai muun työkeikan, hän kirjautuu tehtävälle sisään Likeitin leimauslaitteella. Työn päätyttyä työntekijä käy kuittaamassa sen valmiiksi ja siirtyy seuraavaan tehtäväänsä. 

Työtä tehdään ympäri vuorokauden erilaisissa vuoroissa ja leimauksia voi kertyä kymmeniä päivässä. Leimauspäätteitä on useita ympäri varastoa, jotta päätteelle kulkemiseen ei tarvitse käyttää liikaa aikaa ja vuoronvaihdot sekä tauoille meno sujuvat tehokkaasti. 

Kirjausten avulla asiakkaalle välittyy reaaliaikainen ja oikea tieto tilausten etenemisestä sekä työn laskutusperusteista. “Seuraamme Likeitilla työvaiheiden tehokkuutta ja asiakkuuksien kannattavuutta jopa minuuttitasolla. Likeitin käyttö on nopeaa ja yksinkertaista ja tiedot tallentuvat leimalaitteelle myös ilman verkkoyhteyttä”, Heikkinen kertoo. 

“Työntekijälle ratkaisu on suunniteltu helppokäyttöiseksi ja työaikakirjaukset mahdollisimman suoraviivaisiksi: valintoina näkyvät vain ne tehtävät ja asiakkuudet, joita tekijä tarvitsee. Myös ruokailu- ja taukoleimaukset on tehty nopeasti saavutettaviksi”, kertoo Likeitin järjestelmäasiantuntija Matias Matikainen.

Liiketoimintojen tueksi otettiin asiakastarpeisiin vastaava järjestelmä

“Asiakaskohteissamme on noin 30 työehtosopimusta ja järjestelmässä eri tyyppisiä käyttäjiä Baronan työntekijöistä palkanlaskentaan, rekrytoijiin ja työnjohtoon. Asiakkaamme käyttävät järjestelmää pääasiassa työaikamerkintöjen ja tuntien hyväksymiseen”, kertoo Barona Logistiikan kehityspäällikkö Johanna Moilanen.

Järjestelmän määritykset räätälöidään jokaiselle asiakkaalle erikseen, jotta kirjaukset vastaavat asiakaskohtaisiin vaatimuksiin esimerkiksi hinnoittelutasojen, laskunmuodostus- ja leimaustapojen suhteen. Työsuhdetietojen näkyminen on määritelty todella tarkkaan: esimerkiksi toisen osaston tai asiakkaan työntekijöiden tiedot eivät näy joka työnjohtajalle.

“Löysimme yhteistyössä hyvät tavat rajata käyttäjätasoja niin, ettei käyttö ole liian vaikeaa, mutta tietosuoja on taattu ja näkyvyys riittävä. Asiakkaamme ovat kehuneet Likeitia luotettavaksi ja nopeaksi järjestelmäksi”, Heikkinen kertoo.

Vuorotyöt, vaarallisten aineiden käsittely, kaupan alan eri TESit ja niiden vaativuusluokittelut, sekä erilaiset kannustepalkkiot ovat aikaisemmin aiheuttaneet työläitä lisälaskentoja, jotka on haluttu automatisoida palkanlaskennassa.

“Likeit ei kaadu hektisinäkään kuunvaihteen päivinä. Arkea helpottaa myös, että voimme valmistella asioita ennen kuin palkanlaskentajakso päättyy”, Moilanen kiittää.

Tiedolla johtamisen edelläkävijäksi Likeitin tuella

Yhteistyö Likeitin kanssa on tuonut Barona Logistiikalle paljon uutta kyvykkyyttä tiedolla johtamiseen ja raportointiin, joiden avulla he voivat vähentää yllätyksiä asiakkaiden liiketoiminnassa. 

“Käytämme tietoa koko Baronan tasolla ja viemme sitä integraatioilla eri järjestelmiin jalostettavaksi. Logistiikassa data on liiketoimintakriittistä, joten hyödynnämme sitä paljon. Olemme tiedolla johtamisen edelläkävijöitä Baronalla”, Heikkinen kertoo.

“Likeitin avulla saimme yhtenäistettyä kolmen eri liiketoiminnan järjestelmät ja tuotua tehokkuutta palkanlaskentaan ja laskutukseen. Esimerkiksi työntekijän saldoja, vuosivapaita ja lomasaldoja voidaan hyödyntää työvuorosuunnittelussa ilman, että palkanlaskijan tarvitsee erikseen raportoida asioita meille”, Hipari kertoo.

Barona Logistiikka haluaa suunnitella käyttöönsä ratkaisuja, joita kaikki muutkin haluavat hyödyntää. “Matias tuntee tarpeemme ja tekemisemme hyvin. On meille älyttömän tärkeää, että voimme keskustella kehitysideoista – toivomme, että sama ketterä asenne jatkuu yritystemme kasvaessa”, Hipari kiittää. 

Kehityksessä on esimerkiksi raportointiin ja datan hyödyntämiseen liittyviä asioita, jotta henkilöstöpalveluissa voidaan tarjota kilpailijoita enemmän reaaliaikaista näkyvyyttä dataan. Tavoitteena on myös tarjota entistä parempia ja joustavampia työsuhteen muotoja sekä työllistää hyviä tekijöitä vähemmillä rekrytointikuluilla ja paremmalla pysyvyydellä. 

“Kaikki eivät tarvitse kokoaikaista tekijää, joten yksi baronalainen voi ratkaista useamman asiakkaamme tarpeet. Olemme säästäneet tuhansia tunteja, kun työvuorosuunnittelu onnistuu järjestelmissämme ristiin ja työntekijä voi tehdä työtä useassa kohteessa. Likeit on ollut mukana mahdollistamassa tätä”, Heikkinen kertoo. 

---