Kotipalveluja ja kotisiivousta tarjoava Sivina haluaa kuulua kotipalvelualan yksityisomisteisiin kärkiyrityksiin Suomessa. Tavoitteena on jatkossakin kasvaa voimakkaasti ja toimintaa on laajennettu vuosien varrella muun muassa yritysostoilla. Likeit-toiminnanohjaus on ollut nopea ottaa käyttöön yritysfuusioiden yhteydessä ja tuo hallinnointiin tehokkuutta yhtenäisten toimintatapojen kautta.
Sivina auttaa ihmisiä hallitsemaan kotiaan ja arkeaan tarjoamalla erilaisia kotipalveluita 15 toimipisteessään ympäri Suomen. Likeit otettiin käyttöön alunperin vuonna 2011 lastenhoitopalvelujen keikkojen tarjoamiseen, tuntikirjauksiin ja vuorojen hallintaan. Koko yritys siirtyi käyttämään Likeit ERP -järjestelmää vuonna 2015.
– Kun Sivinassa otettiin Likeit käyttöön, ei yhtä laajaa toiminnanohjauksen kokonaisuutta ollut muilla tarjolla. Lisäksi toiminnanohjausjärjestelmien räätälöinti maksaa yleensä paljon ja on hankalaa. Me olemme pystyneet palvelemaan Sivinan tarpeita kohtuukustannuksin, toteaa Likeitin avainasiakaspäällikkö Marko Korpi-Filppula.
Vuonna 2016 Likeitista otettiin käyttöön myös palkat ja kirjanpito. – OIen alusta saakka hakenut yhtenäistä kokonaisjärjestelmää ja yksinkertaista arkkitehtuuria, jotta toimintamme olisi mahdollisimman tehokasta, Sivinan yrittäjä Pasi Pietilä kuvaa. Sivinan tilitoimistokumppanina kirjanpidossa ja palkanlaskennassa toimii Saarni Economics.
Työtilaukset tallentuvat ERP:iin suoraan Sivinan verkkosivuilta
Likeitin avulla tarjotaan sekä kotisiivousta, kuten ikkunanpesua tai suursiivouksia, että kotipalveluita, kuten lastenhoitoa, henkilökohtaisen avustajan apua tai muuta arjen asiointia. Kotisiivouspalvelua ostavista noin puolet on lapsiperheitä ja puolet vanhuksia. Myös kunnat ja hyvinvointialueet ostavat vanhuspalveluita, joita tuotetaan asukkaille palvelusetelien ja maksusitoumusten tuella.
Kun työtilaukset ja -hakemukset lähetetään Sivinalle suoraan verkkosivuilta, ne siirtyvät Likeit ERP:iin Sivinan työntekijöiden hallinnoitaviksi. – Siirtämällä tilaukset suoraan Likeitin tietokantaan, voimme oikoa tilausmenettelyn ja työnhakumenettelyn prosesseja ja saada sitä kautta tuottavuutta liiketoimintaamme, kiteyttää Pietilä.
Toimintatavat Sivinan eri liiketoiminnoissa eroavat jonkin verran toisistaan: Esimerkiksi lastenhoidossa ohjataan yksittäisiä työntekijöitä yksittäisille asiakkaille. Kotisiivous sen sijaan on parityötä, jota täytyy hallita järjestelmässä eri tavalla. – Yksittäisen työntekijän ohjaamiseen Likeit sopii heittämällä, mutta olemme saaneet ERP:n toiminnallisuudet muokattua vastaamaan myös parityön ohjaamisen vaatimuksiin, Pietilä kertoo.
– Alkuun meillä oli kolme järjestelmää käytössä: kaksi ERP-järjestelmää ja erillinen palkanlaskentaohjelmisto. Nyt kaikki hoidetaan Likeitissa. Sama järjestelmä ja samat hallinnointitavat tuottavat laskutuksen, kirjanpidon ja koko hallinnon yhtenäisellä tavalla läpi organisaation ja tuovat toimintaamme tehokkuutta. Lisäksi Likeit on helpottanut uusien yritysten integrointia liiketoimintaamme yritysostojen yhteydessä, hän jatkaa.
Likeit ERP:n suurin etu on liiketoiminnan kokonaisuuksien hallinnointi
Kotipalveluissa työn tarjoaminen on hyvin henkilöstövuokraustyylistä, sillä kaikki Sivinan työntekijät eivät ole koko aikaa työssä vaan keikat jaetaan asiakastilausten mukaisesti. Pietilä kiittelee sitä, että Likeitissa on jo paljon valmiita ominaisuuksia, kunhan ne vain sovitetaan liiketoiminnan tarpeisiin ja otetaan käyttöön.
Selkein etu käytössä Pietilän mukaan tulee siitä, että Likeit toimii kokonaisjärjestelmänä, jossa asiakkaat, työntekijät, työt, palkat, kirjanpito ja palkanlaskenta toimivat yhdessä. – Keikkatyyppisessä toiminnassa järjestelmän tuella on iso merkitys ja siksi alun perin Likeitin hankimmekin: sen perusominaisuudet sopivat nykyiseen toimintamalliimme ja keikkatyöhön hyvin, Pietilä kertoo.
Eri kotipalveluissa tilaajat voivat olla hyvinkin erityyppisiä yksityiskodeista kaupungin teettämiin töihin. – Olemme ohjelmistotoimittaja, mutta myös henkilöstöpalvelu- ja vuokraustoimialan substanssiosaaja. Autamme löytämään kuhunkin liiketoimintaan parhaiten sopivat toimintatavat, jotka konfiguroimme ohjelmistotoimitukseemme. Muut alan asiakkuutemme tuovat synergioita palvelun jatkokehittämiseen, Korpi-Filppula kiteyttää.
Uudenlaiset raportoinnit, rajapinnat ja tiedolla johtaminen tulevaisuuden työkaluina
Järjestelmän päivittäiskäytön normaalin jatkokehityksen lisäksi uusia ominaisuuksia kehitetään yleensä yritysostojen jälkeisissä projekteissa ja käyttöönotoissa. – Kun me teemme esityksen tarvittavasta ominaisuudesta, Marko kertoo meille, miten homma tehdään. Saamme usein jo palaverin aikana käyttöön haluamiamme toiminnallisuuksia, Pietilä kiittelee.
Syksyn 2023 aikana Sivinalle on lisäksi alettu ottaa käyttöön uudenlaista Power BI -pohjaista johdon raportointia Saarni Intelligencen kanssa. Toteutuksella vastataan talouden ja operatiivisen raportoinnin sekä tiedolla johtamisen tarpeisiin. Lisäksi parannuksia on tulossa toimipistekohtaiseen tuloslaskentaan.
Jatkokehitystoiveina Sivinalla on joitakin uusia rajapintoja ja liityntöjä muihin järjestelmiin, sekä uudenlaisen raportoinnin kehittämistä asiakaskäynneistä. – Teemme tulosta osittain Likeitin kautta ja meillä on hyvät mahdollisuudet kasvaa tänäkin vuonna. Uudenlaiset liittymät ja raporttien automatisointi lisäisivät toimintamme tuottavuutta entisestään, Pietilä toteaa.
Pasi Pietilä, yrittäjä, Sivina Oy
