Sähköinen allekirjoittaminen on olennainen osa sujuvaa henkilöstöhallintoa. Likeit toi Visma Signin osaksi palveluaan vastatakseen asiakkaiden tarpeeseen hoitaa sopimukset helposti, nopeasti ja turvallisesti suoraan samasta järjestelmästä. Yhteistyö on kasvanut vuosien varrella saumattomaksi osaksi Likeitin kokonaisratkaisua.
Visma Signilla hallitset yrityksesi koko sopimusketjun vaivattomasti alusta loppuun. Palvelussa voit lähettää, allekirjoittaa, arkistoida, hakea ja uusia sopimuksia helposti ja turvallisesti, kaikki yhdessä paikassa. Laajat ominaisuudet tekevät sopimushallinnasta sujuvaa ja tehokasta: ”Me Visma Signissa haluamme tuoda sähköisen allekirjoittamisen osaksi asiakkaidemme arjen järjestelmiä, kuten Likeitiä, jotta sopimukset voidaan allekirjoittaa sujuvasti ilman ylimääräisiä kirjautumisia tai työvaiheita”, toteaa Miika Savolainen, Partner Sales Manager, Visma Sign.
Asiakkaiden tarpeista arjen sujuvuuteen
Likeitissä Visma Sign -integraatiota alettiin tarjota vuosien 2017 ja 2018 vaihteessa. Likeitin tuoteomistajan Mikko Behmin mukaan taustalla oli selkeä asiakastarve: ”Sähköisille allekirjoituksille oli tuolloin suurta kysyntää, ja kartoitimme erilaisia ratkaisuja. Visma Sign valikoitui kumppaniksi valmiin rajapinnan ja suomalaisuuden perusteella”, Behm kertoo. Visma Sign on Pohjoismaiden suosituin sähköisen allekirjoittamisen ratkaisu, joka nopeuttaa sopimusprosessia merkittävästi: jopa 89 % Visma Signilla lähetetyistä sopimuksista allekirjoitetaan saman päivän aikana.
Sähköinen allekirjoitus ratkaisi asiakasorganisaatioissa useita arjen haasteita. Erityisesti työsopimusten nopea ja vaivaton allekirjoittaminen verkon yli nousi keskeiseksi tarpeeksi. Myös allekirjoitusprosessin seuranta ja muistutusten hallinta olivat tärkeitä ominaisuuksia. ”Joillain asiakkaillamme integraatiota käytetään myös asiakassopimusten tai sisäisten dokumenttien, kuten hallinnollisten tai kirjanpidollisten asiakirjojen, allekirjoittamiseen”, Mikko lisää.
Toimiva yhteistyö ja selkeä tekninen toteutus
Yhteistyö Visma Signin kanssa on sujunut vuosien varrella mutkattomasti. Mikko Behm kiittelee kumppanuutta: ”Kaikki haasteet ja ongelmatilanteet on aina selvitetty nopeasti ja hyvässä yhteistyössä.”
Integraatio toteutettiin alusta alkaen selkein tavoittein: asiakkaiden käyttöön haluttiin suoraviivainen ja helposti hallittava allekirjoitusprosessi. Suunnittelussa kiinnitettiin erityistä huomiota siihen, miten Likeitin käyttöliittymässä hallitaan allekirjoituskutsut sekä valmiit dokumentit. Tekninen toteutus on vastannut odotuksia: ”Integraatio on yksinkertainen ja erittäin luotettava,” Behm kiteyttää.
Asiakashyödyt näkyvät ajansäästönä ja prosessien tehostumisena
Visma Signin tuominen osaksi Likeitiä on konkretisoitunut asiakkaille erityisesti ajansäästönä ja sujuvampina prosesseina: ”Toimiston työaikaa säästyy merkittävästi, kun ei tarvitse pyöritellä paperidokumentteja tai siirrellä tiedostoja manuaalisesti allekirjoituspalveluihin ja takaisin,” Mikko kertoo.
Myös työnkulkujen nopeus ja virheiden väheneminen ovat näkyneet asiakaskokemuksessa: ”Vaikutus on ollut yksinomaan positiivinen. Toki asiakkaidemme prosessit vaihtelevat, mutta integraatio tukee niitä kaikkia joustavasti,” Behm toteaa.
Samoja hyötyjä on huomattu myös RTK Henkilöstöpalveluissa. Asiakkuusjohtaja Satu Saaristo kertoo yrityksen ottaneen sähköisen allekirjoituksen osaksi arkea: ”Olemme hyödyntäneet Visma Signia sähköisissä asiakassopimusten allekirjoituksissa Likeit-järjestelmän kautta, ja voin lämpimästi suositella ratkaisua myös muille yrityksille.”
Saariston mukaan digitaalinen allekirjoitus on tuonut selkeää tehokkuutta sopimusprosesseihin. ”Paperista luopuminen ja sopimusten nopeutuminen ajasta ja paikasta riippumatta ovat merkittäviä etuja. Vahva tunnistautuminen ja korkea tietoturva lisäävät luottamusta allekirjoituksiin, ja automaattinen tallentuminen järjestelmiin parantaa tiedonhallintaa sekä vähentää virheitä,” Saaristo kuvaa.
Osa Likeitin tuotevisiota ja kasvava osa tulevaisuutta
Visma Sign -integraatio on vakiinnuttanut paikkansa Likeitin keskeisenä ominaisuutena. ”Sähköinen allekirjoittaminen on oleellinen osa Likeitin tarjoamaa. Visma Sign on meille pitkäaikainen kumppani, ja integraation laajentamista suunnitellaan jo,” Behm kertoo.
Vuodelle 2026 on suunnitteilla päivitys, jossa tarkastellaan uudenlaista toimintamallia ja mahdollisesti laajempaa hyödyntämistä Visma Signin ominaisuuksista. Tavoitteena on kehittää ratkaisuja, jotka tuovat lisää joustavuutta vaarantamatta olemassa olevaa helppokäyttöisyyttä. ”Tarkempaa toteutusaikataulua ei vielä ole, mutta suunnittelu on jo käynnissä,” Behm toteaa.
Yhteistyö Visma Signin kanssa tuo konkreettista arvoa Likeitin asiakkaille ja rakentaa pohjaa entistä ketterämmälle henkilöstöhallinnolle myös tulevaisuudessa.
Visma Sign hyödyt Likeitin asiakkaana:
- Allekirjoitus: Mahdollisuus valita vahvan tunnistautumisen ja kevyen, piirretyn allekirjoituksen välillä.
- Arkistointi: Valmiit asiakirjat tallentuvat automaattisesti Visma Signin turvalliseen sähköiseen arkistoon.
- Reaaliaikainen seuranta: Näet sopimusten etenemisen vaihe vaiheelta.
- Integraatiot: Visma Sign voidaan liittää muihin järjestelmiin, jolloin sopimukset liikkuvat sujuvasti palveluiden välillä.
- Visma Sign kehittyy jatkuvasti vastaamaan sopimushallinnan muuttuviin tarpeisiin.
