Ulkoistettu palkanlaskenta sataa Rainmakerin laariin

Rainmaker tarjoaa yritysasiakkailleen ratkaisuja muuttuviin työvoimatarpeisiin ja työnhakijoille yksilöllisiä urapolkuja joustavasti erilaisiin elämäntilanteisiin. Palkanlaskennan ulkoistamisessa yritys päätyi vertailun perusteella Saarni Economics Oy:n laskentapalveluun ja LikeIt-ohjelmistoon. Kokonaisuuden monipuolisuus ja käytettävyys ratkaisivat valinnan.

— Päätös palkanlaskennan siirtämisestä Saarni Economicsille tehtiin alkuvuodesta 2021, ja jo saman vuoden kesällä järjestelmä otettiin käyttöön, kertoo Rainmakerin Henkilöstöpalvelut-liiketoiminnan vetäjä Lauri Vähämäki. — Meillä ei tuolloin ollut käytössä yhtenäistä ratkaisua työsuhdeasioiden hallintaan, eikä myöskään itsellämme kaikkea tarvittavaa osaamista palkanlaskennan puolella. Osa työstä oli ulkoistettua, osa sisäistä laskentaa. 

Selkeyttä työehtojen tulkintaan 

Suomen suurimpana myynnin ja asiakastyön palveluyrityksenä Rainmaker palkkaa vuosittain useita satoja työntekijöitä. Kun henkilöstön vuokraus kattaa monta toimialaa useiden eri työehtosopimusten piirissä, palkanlisät, ylityökorvaukset, loma-ajan palkat ja luontoisedut aiheuttavat manuaalisesti hoidettuna paljon työtä. Rainmakerin näkökulmasta erityisesti TES-tulkintojen automaattinen hallinta olikin palkanlaskennan ulkoistuksessa kriittinen tekijä. 

— Bisneksen laajentuessa uusille toimialoille tulee samalla mukaan koko ajan uusia työehtosopimuksia, ja luonnollisesti myöskin valitun sovelluksen pitää pysyä ajan tasalla. Talon sisällä meillä oli jo HR-puolella muutamia järjestelmiä käytössä, ja tutkimme myös mahdollisuuksia laajentaa niitä palkanlaskentaan, Vähämäki kertoo. 

Vertailussa tuli kuitenkin valituksi LikeIt monipuolisten ominaisuuksiensa ja käytettävyytensä perusteella. — Kokonaisuus vastasi parhaiten tavoitteeseemme yhdenmukaistaa palkanlaskentaa ja työsuhdehallintoa. 

Helppokäyttöisyyttä asiakkaille ja työntekijöille 

Rainmakerin tärkeänä tavoitteena uudistuksessa oli parantaa sekä asiakaskokemusta että työntekijäkokemusta. Henkilöstöpalvelut-liiketoimintayksikön käyttöön tulevalta järjestelmältä haluttiin varmatoimisuutta, selkeyttä ja helppokäyttöinsyyttä. — Voi todeta, että sovellus on vastannut odotuksia, Vähämäki sanoo. 

LikeItin käyttöönoton myötä palkkalaskelmat, työtuntien hyväksyminen, tilitykset, raportit ja ilmoitukset hoituvat nyt yhtenäisessä prosessissa.  

— Hyvään käyttökokemukseen vaikuttaa paitsi järjestelmä itse, myös ihmiset siellä sovelluksen takana. On tärkeää, että saamme LikeItistä sekä tarvittavan ammattimaisen tuen palkanlaskennassa, että täyden panostuksen sovelluksen ylläpitoon ja kehittämiseen. 

Sujuva kommunikaatio auttoi käyttöönotossa 

Vähämäen mukaan projekti eteni käynnistymisvaiheesta käyttöönottoon asti suunnitellusti, eikä matkan varrella ole tullut vastaan yllätyksiä. Mutkaton kommunikaatio ja selkeä aikatulutus takasivat alusta asti toimivan yhteistyön. 

— Kun projektia lähdetään käynnistämään niin on tärkeää että askelmerkit ovat aikataulutuksesta lähtien selvillä puolin ja toisin. Yhtä tärkeää on, että pidetään matala kynnys viestinnässä, Vähämäki toteaa. 

Käyttöönoton jälkeen arki on sujunut mutkattomasti. Yhteyttä pidetään tarpeen mukaan. — Nyt ollaan siinä tilanteessa, että järjestelmä toimii ja meillä on selkeät yhteiset kanavat viestintään. Yhteydenpito painottuu nykyään palkanlaskennan puoleen, kun viime vuonna painopiste oli järjestelmän toimintaan liittyvissä asioissa. 

Resursseja vapautui tuottavaan toimintaan 

Arjen tasolla ratkaisu on tuonut helpotusta yrityksen resursointiin. Ulkoistamisen ja yhdenmukaistamisen ansiosta Rainmakerissa riittää nyt enemmän aikaa ydinliiketoiminnan kehittämiseen. Talon omassa henkilöstöhallinnossa tiedetään, että heillä on aina saatavilla tarvittava tuki työsuhdehallinnon asioissa ja apuna asiantunteva palkanlaskennan kumppani. 

Myös uusia kehitysideoita pystytään pallottelemaan matalalla kynnyksellä.  

— Kehitystarpeita saattaa toki ilmaantua ja on ilmaantunutkin. Paljon riippuu myöskin siitä, minkälaisia uusia toimintoja ja laajennuksia sovellukseen kehitetään, Vähämäki sanoo. — Yhteyshenkilöt Saarni Economicsin puolelta ovat päässeet hyvin sisään meidän meidän toimintaan ja tunnistavat, kun järjestelmään tulee ominaisuuksia, joita me pystymme hyödyntämään.