Harkitsetko oman henkilöstöpalvelualan yrityksen perustamista? Tästä oppaasta saat vinkkejä toiminnan kannattavaan aloitukseen ja opit, mitä hyötyä alalle sopiva toiminnanohjausjärjestelmä tuo liiketoimintaan sen alusta alkaen.
Reilun 20 toimintavuotemme aikana olemme Likeitilla tukeneet ja tehostaneet erilaisten henkilöstöpalveluyritysten toimintaprosesseja ja henkilöstöhallintoa ohjelmistoratkaisuilla. Tietoteknisen ammattitaidon lisäksi henkilöstöllämme on laaja osaaminen henkilöstöalan toimintaprosesseista ja niiden kehittämisestä.
Jututimme oppaaseen myös alan pitkäaikaista konkaria Petri Heinolaa Profiant Oy:stä. Petrillä on kymmenien vuosien asiantuntemus rekrytoinneista, sekä kokemusta niin henkilöstöalan yritysten perustamisesta kuin liiketoiminnan kasvattamisestakin.
Oppaan vinkeillä taklaat henkilöstöalan liiketoiminnan yleisimmät haasteet ja saat kullanarvoista näkemystä pahimpien sudenkuoppien välttämiseen.
Kun perustat henkilöstöalan yritystä, ryhdyt luottamusbisnekseen
Työllistämiseen liittyy suuri vastuu: työsopimus on yksi sitovimpia työelämän sopimuksia. Alalla toimiminen on yhä pitkälti luottamusbisnestä, jossa yhteinen kieli ja ajatusmaailma merkitsevät.
Henkilöstöpalvelualan yrityksissä liiketoiminta perustuu kolmen eri osapuolen tarpeiden ja haasteiden tunnistamiseen sekä näiden parhaaseen mahdolliseen yhdistämiseen:
Ostaja ja toimeksiantaja
Työvoimaa tarvitseva yritys, jolle paras palkinto on saada oikeanlainen henkilö oikeanlaiseen työpaikkaan.
Tarvitsee uskottavalla nopeudella sopivan resurssin tarpeeseensa.
Vuokratyöntekijä
Työpaikkaa etsivä henkilö, jolle paras palkinto on toivotunlainen työpaikka ja sopiva työnantaja.
Haluaa viihtyä työssään, sekä tulla kohdelluksi tasa-arvoisesti yrityksen omien työntekijöiden kanssa.
Henkilöstöalan yritys
Työvoimaa välittävä yritys, jolle paras palkinto on rekrytoinnin tai henkilöstövuokrauksen onnistuminen.
Yritystoiminnan alussa tasapainoilee, kummasta aloittaa – hyvistä tekijöistä vai toimeksiannoista – ja millä tavalla käy keskustelua osapuolten kanssa ennen kuin tekijälle on työtä tai työlle tekijää.
Kolmikantaisessa rekrytoinnissa niin työntekijät kuin yritykset haluavat korostaa hyviä puoliaan. Henkilöstöyrityksen tehtävänä on luoda realistista kuvaa kummallekin osapuolelle niin kandidaatin kokemuksesta ja sopivuudesta, kuin toimeksiantajayrityksen toiminnasta ja odotuksista.
Mikä sitten määrittelee, mitkä henkilöstöalalle perustettavista yrityksistä menestyvät ja mitkä eivät? Seuraavassa näkökulmia, joita kannattaa pohtia ennen kuin irtaudut päivätyöstäsi ja laitat yrityksen pystyyn.
Perustyön hoitaminen on tärkeää, mutta se ei auta henkilöstöalan yritystä erottumaan muista
Mitä pienempi henkilöstöalalla toimiva yritys on, sitä useammin perustaja itse hoitaa kaiken vuokraukseen ja rekrytointiin liittyvän työn: pitää yhteyttä toimeksiantajaan ja työntekijöihin, julkaisee työpaikkailmoitukset eri kanaviin, haastattelee ja perehdyttää, käy läpi rekrytoinnin onnistumisen ja siihen liittyvät palautteet, maksaa erilaisten työehtosopimusten mukaiset palkat lisineen, lähettää laskut, hoitaa sairaslomille sijaiset, ja niin edelleen.
Kaikki tämä on alan normaaliin prosessiin liittyvää perustyötä, joka on pakko hoitaa liiketoiminnan edellytysten täyttymiseksi. Pelkän prosessin suorittaminen ei tuo lisäeuroja kassaan, eikä auta erottumaan muista alalla toimivista yrityksistä. Perustyö on kuitenkin tehtävä hyvin ja alan säännösten mukaisesti, muuten yritystoiminta loppuu lyhyeen.
Ilman henkilöstöyrityksen tarpeita tukevaa toiminnanohjausjärjestelmää perustyön tekeminen tulee kalliiksi
Perustyötä ei voi nykypäivänä tehdä ilman järjestelmiä tai tietokantoja – joko niitä on yksi tai useita työhakemusten vastaanottamiseen, palkanmaksuun, henkilöstöhallintoon ja kirjanpitoon. Usean järjestelmän – olivat kyseessä sitten sähköpostit tai muut erilliset järjestelmät – käyttö edellyttää, että tietoja siirretään ohjelmistosta toiseen. Siirroissa voi tulla virheitä ja viivytyksiä, jotka aiheuttavat ylimääräistä työtä ja rahanmenoa.
Pahimmillaan yrityksellä on käytössä erilliset järjestelmät kaikkiin tärkeisiin työtehtäviin:
- Rekrytointijärjestelmä työpaikkailmoitusten julkaisemiseen ja hakemusten vastaanottamiseen
- HR-järjestelmä muun muassa henkilötietojen ylläpitoon
- Työajanhallintajärje stelmä työvuorojen suunnitteluun Työajanseurantajärjestelmä työntekijöiden tuntikirjauksiin
- Palkkaohjelmisto palkanmaksuun
- Laskutusjärjestelmä asiakaslaskujen muodostamiseen
- Taloushallinto-ohjelmisto myynti- ja ostoreskontran- sekä kirjanpidon hoitamiseen
Kun perustyön hoitaa asiantuntevasti yhden alan tarpeisiin suunnitellun toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) tuella, yhteistyö kaikkien kolmen osapuolen kesken on sujuvaa ja säästää aikaa. Säästyneen ajan henkilöstöalan yrittäjä voi käyttää varmistaakseen, että vuokratyöntekijät sekä työvoimaa vuokraavat ovat tyytyväisiä: pitää henkilökohtaisesti yhteyttä ja luoda tiiviimpiä suhteita työntekijöidensä ja asiakkaidensa kanssa.
Asiakkaamme JETmax on nuori ja ketterä HR-palveluiden tuottaja, jossa liiketoiminnan kasvu perustuu asiakaslähtöiseen tekemiseen ja inhimillisiin arvoihin. Vuonna 2021 perustettu yritys palvelee teollisuuden sekä rakennus- ja kiinteistöalan asiakkaita kattavasti ympäri Suomen.
Omat vahvuutesi auttavat tunnistamaan toimialan tai asiakasryhmän, jolle yrityksesi kannattaa vuokrata henkilöstöä
Aloittavan yrittäjän on hyvä miettiä, kuinka laajalle asiakaskunnalle henkilöstöpalveluita kannattaa tarjota. Etenkin pienet henkilöstöalan yritykset keskittyvät tyypillisesti tietyn toimialan, esimerkiksi ravintola- tai rakennusalan työntekijöiden vuokraamiseen.
Vain isot yritykset resursoivat työntekijöitä monipuolisesti eri aloille. Useille toimialoille henkilökunnan välittämisessä haasteeksi nousee sopivan työvoiman löydettävyys ja sen kohdentaminen toimeksiantajan tarpeisiin oikealla tavalla. Vaikka tekijä loistaa yhdessä työpaikassa, toisessa ei välttämättä suju tekeminen lainkaan – tästä voi syntyä tyytymättömyyttä niin työntekijän kuin tilaajan puolelta.
Kun yrittäjällä itsellään on kokemusta alasta, ovat sen lainalaisuudet ja haasteet ratkaisuineen tutumpia myös rekrytoinnissa: kokemuksen kautta syntyy ymmärrys siitä, millaisia ihmisiä voi työllistää mihinkin yritykseen ja millaiset tekijät sopivat mihinkin paikkaan. Asiantuntemuksella voi välttää pettymyksiä ja luoda pitkäaikaisia kumppanuuksia.
Laskurahoitusyritykset mahdollistavat henkilöstövuokrauksen myös suuryrityksille, joilla on pitkät maksuehdot
Yrityksen kassa voi olla alkuun hyvinkin tyhjä, ellei yritystä perusta ison pääoman turvin. Tämä on riski erityisesti sellaisille henkilöstövuokrausyrityksille, jotka tarjoavat työvoimaa suurille toimeksiantajille. Suuryritysten maksuehdot voivat olla jopa 45 päivää, kun suurimmassa osassa yrityksistä palkat maksetaan 2 viikon välein.
Vuokraamasi työntekijän ensimmäisestä työpäivästä voi kulua siis jopa 65 päivää ennen kuin saat laskustasi rahat tilille. Joudut maksamaan 3-4 palkkakierrosta omasta pussistasi rahoja odotellessa ja yrityksesi alkutaipaleella voit joutua vaikeuksiin palkanmaksun kanssa.
Laskurahoitusyritykset auttavat rahoittamaan palkanmaksun, jolloin voit huoletta vuokrata työvoimaa myös suuryrityksille. Rahoitusmekanismi ei näy palkkakuitilla, mutta poistaa epävarmuutta liiketoimintasi alkumetreiltä.
Yritystoiminnan alkumetreillä hankinnat on tehtävä maltilla, jotta henkilöstövuokraus on kannattavaa
Yritystoiminnan alku on tasapainoilua sen suhteen, millaisia hankintoja kannattaa tehdä. Pääoma ei saa olla liiaksi kiinni varastossa tai kiinteät kulut nousta liian suuriksi. Rahaa kuluu muun muassa toimitilavuokriin, laitehankintoihin ja työnteon edellytyksiin, kuten mahdollisiin suojavaruste- tai työvaatehankintoihin.
Vaikka pääomaa olisi tai saisit hyviä tarjouksia isoista tarvikemääristä, tee hankinnat maltillisesti. Osta vain sitä ja siinä laajuudessa, mille oikeasti tunnistat olevan käyttöä.
Uuden yrityksen nimen täytyy päästä myös esille ja jäädä potentiaalisten asiakkaiden ja työntekijöiden mieleen. Alussa on luotava yritykselle omat verkkosivut ja muista alan toimijoista erottuvat viestit. Jotta asiakkaat löytävät verkkosivuillesi, täytyy sinun panostaa muun muassa hakusanaoptimointiin, hakukonemainontaan ja sosiaalisen median markkinointiin.
Muitakin markkinointikanavia löytyy muun muassa erilaisista alan tapahtumista lehtiin, sähköposti- ja suoramarkkinointiin. Pääoman suuruudesta riippuen mahdollisuuksia siis riittää. Toiminnan alussa on tärkeää tunnistaa juuri ne kanavat, jotka auttavat näkymään tavoittelemillesi työntekijöille ja yrityksille.
Rekrytointimediat ovat paras keino näkyä juuri siellä, missä työntekijät ja toimeksiantajat jo liikkuvat alan yrityksiä ja työmahdollisuuksia etsien. Siellä tarve ja kysyntä palvelullesi on jo olemassa, mutta kilpailuakin riittää. Liiketoimintasi kannalta tärkeintä on, että pystyt erottumaan medioissa kilpailijoistasi ja jakamaan ilmoitukset useisiin rekrymedioihin mahdollisimman mutkattomasti.
Kuinka toiminnanohjausjärjestelmä auttaa henkilöstöalan yritystä liiketoiminnan aloituksessa?
Rekrytointiprosesseihin ja henkilöstövuokraukseen suunniteltu toiminnanohjausjärjestelmä vastaa taustalla isoon osaan kysymyksistä, jotka ovat henkilöstöalan liiketoiminnalle elintärkeitä. Se tukee kaikissa henkilöstövuokrauksen vaiheissa ja auttaa hoitamaan alan perustyön tehokkaasti ja oikein. Näin sinulla jää yrittäjänä aikaa keskittyä tekemiseen, jolla erotut markkinassa muista.
Likeitin asiantuntijat ja Profiant Oy:n Petri Heinola keskustelivat aiheesta alkuvuosesta 2024. Kuule heidän mietteensä webinaarinauhoituksestamme:
Mallipohja auttaa tekemään työpaikkailmoitukset ja julkaisemaan ne rekrytointimedioissa nopeasti
Kun luot työpaikkailmoitusta, voit hyödyntää toiminnanohjausjärjestelmästä löytyvää valmista mallipohjaa. Siinä ilmoituksen kaikki tiedot on täytetty valmiiksi, joten riittää, kun tarkastat tietojen oikeellisuuden ja tarvittaessa muokkaat niitä paremmin hakuun sopivaksi.
Mallipohjan avulla voit julkaista nopeasti valmiiksi määriteltyjä työnhakuilmoituksia, joissa osaamisprofiilit on sovitettu eri toimialoille, ja tekstit sekä hakijalomakkeet on luotu ilmoitukseen valmiiksi. Tällöin ehdit paneutua luomaan muista erottuvat työpaikkailmoitukset, joilla houkuttelet toivomasilaisia työntekijöitä sekä toimeksiantajayrityksiä luoksesi.
ERP-järjestelmä auttaa myös julkaisemaan työpaikkailmoitukset hetkessä valitsemiisi rekrytointikanaviin, kuten verkkosivuillesi, Duunitorille, MOL:iin tai Oikotielle, suoran integraation kautta. Voit hyödyntää hyviä ilmoitustekstejä helposti tulevissakin rekrytoinneissa. Kun jaat pohjat muille yrityksesi työntekijöille tai yhteistyökumppaneille, viestintäsi pysyy yhtenäisen laadukkaana.
Työhakemukset tallentuvat myöhempää käyttöä varten ja työsopimuspohjat nopeuttavat rekrytointia
Kaikki sinulle lähetetyt hakemukset tallentuvat toiminnanohjausjärjestelmän tietokantaan, josta ne löytyvät helposti tarpeen mukaan uusiin rekrytointeihin. Voit esitellä hakijat helposti toimeksiantajalle järjestelmän kautta: tilaaja näkee hakijat ja heidän CV:nsä, joiden pohjalta käytte keskustelua pätevimmästä ehdokkaasta.
Keikkatyötä tarjoavalle yritykselle merkityksellisiksi nousevat myös järjestelmään tehtävät perehdytysmerkinnät: kun merkinnöistä nähdään esimerkiksi, kenet on jo perehdytetty asiakaspalveluun ja kuka työssä on pärjännyt hyvin, voi hänet tarjota suoraan seuraavaan vastaavaan toimeksiantoon. Merkinnät näkyvät kaikille rekrytoijille, jolloin tiedosta hyötyvät kaikki osapuolet.
Voit myös tarjota keikat ja työvuorot suoraan järjestelmästä työntekijöille sekä viestiä asiakkaan kanssa ilman, että siirryt käyttämään erikseen puhelinta tai sähköpostia. Kun viestintä on keskitetty yhteen järjestelmään, resursointi ja töiden hallinta nopeutuvat.
Kun henkilö on valittu, järjestelmä tekee myös automaattisesti työsopimuksen, jossa työntekijä-, työsuhde- ja palkkatiedot ovat kunnossa ja mietittyinä. Riittää, että tarkastat tietojen oikeellisuuden. Sopimuspohjat takaavat tasapuolisen kohtelun kaikille työntekijöille, ja sähköiset allekirjoitukset nopeuttavat sopimuksen solmimista.
ERP-järjestelmä tulkitsee työehtosopimukset ja automatisoi palkanlaskua
Henkilöstöalalle kehitetty ERP-järjestelmä auttaa tulkitsemaan eri työehtosopimuksia oikein myös tilanteissa, joissa työntekijä tekee töitä rinnakkain usean eri TES:in alla. Kun järjestelmästä löytyy yli 211 erilaista työehtosopimusta ja niiden asiakaskohtaiset variaatiot, voi palkanlaskentaa automatisoida todella pitkälle.
Toiminnanohjausjärjestelmä tulkitsee myös työaikakirjaukset automaattisesti: kun palkanlaskenta on automaattista yli eri TES:ien, asiakastoimeksiantojen ja työsuhteiden, palkanlaskijan aikaa säästyy ja työ helpottuu merkittävästi. Myös ikä- ja kokemuslisät, kertoimet, arvonlisävero ja korotukset tulkitaan palkkaan automaattisesti.
Palkankorotukset tai tuntihintojen muutokset on helppo viedä järjestelmässä käytäntöön valmiilla työkaluilla. Sinulle riittää ymmärtää palkan muodostumisperuste ja tarkastaa palkan oikeellisuus, joten et välttämättä tarvitse työn tekemiseen erillistä asiantuntijaa.
Toiminnanohjausjärjestelmään määritelty hyväksytysprosessi minimoi laskureklamaatiot
Kun työntekijä on täyttänyt työvuoron tiedot toiminnanohjausjärjestelmään, muodostuu tiedoista automaattisesti palkkalaskelma työntekijälle ja lasku toimeksiantajalle. Järjestelmään rakennetut työskentelyprosessit pitävät huolta, että aineisto on asianmukainen ennen palkanmaksua ja asiakaslaskutusta.
Tuntien tarkastaja toimeksiantajayrityksessä katsoo, että työntekijän kirjaukset ovat työsuoritteen mukaiset. Tarkastaja korjaa mahdolliset virheet ja hyväksyy työaikakirjaukset, minkä jälkeen järjestelmä laskee automaattisesti palkka-aineiston ja laskut.
Luotettavalla ja automatisoidulla palkka- ja laskutusaineistojen luomisella vältät laskureklamaatiot, hyvityslaskujen muodostamisen ja saatavien viivästymisen. Fiksun hyväksytysprosessin kerrannaisvaikutukset ovat mittavat: laskut ovat ennustettavia, verot maksetaan kerralla oikein, eikä kirjanpidossa tule ylimääräisiä kirjauksia ja työtä.
Toiminnanohjausjärjestelmä huolehtii tietosuojaperiaatteiden toteutumisesta
ERP-järjestelmässä henkilötiedot, viestintä ja dokumentit säilytetään tietosuojaperiaatteiden mukaisesti ja voidaan myös helposti poistaa, jos kandidaatti niin haluaa.
Rekisteröidyn oikeudet ja rekisterinpitäjän velvollisuuksiin liittyvät asetukset voi määritellä käyttöönoton yhteydessä, jotta järjestelmä pitää huolta GDPR-velvoitteiden täyttymisestä sekä rekisteröidyn oikeuksien toteutumisesta.
Palkkatodistusten ja tulorekisteri-ilmoitusten automatisointi säästää työtä ja kustannuksia
Keikkatyön vuokraamisessa myös palkkatodistusten automatisointi säästää tunteja viikosta. Toiminnanohjausjärjestelmä muodostaa todistukset halutessasi automaattisesti ja välittää ne työntekijöille. Näin palkkatoimiston ei tarvitse kirjoittaa ja postittaa todistuksia työntekijöillesi tukien hakemista tai virastoissa asiointia varten.
Myös palkkatietoilmoitukset menevät automaattisesti tulorekisteriin, palkkahallinnon tarvitsee vain tarkastaa ilmoitusten läpimeno.
Yrittäjälle arvokas resurssi on myös hyvä kirjanpitäjä, jonka työ helpottuu järjestelmän automatisoinneilla.
Hyvän, yrittäjäystävällisen ja ihmisläheisen kirjanpitäjän saat Saarni Economicsilta.
Tutustu henkilöstöalalle kehitettyyn toiminnanohjausjärjestelmään Likeitiin, jolla annat alkuvauhdit liiketoiminnallesi
Likeit ERP:ssä kaikki rekrytoinnista työsopimusten allekirjoittamiseen ja palkanmaksuun sekä laskutukseen löytyy yhdestä järjestelmästä. Likeit soveltuu pieniin ja isoihin henkilöstöalan liiketoimiin, ja on valmis käyttöönotettavaksi nopeasti.
Konsultatiivisessa käyttöönotossamme henkilöstötoimialan osaajamme tunnistavat sinulle parhaat periaateet, käytänteet ja menetelmät. Sovitamme toiminnanohjausjärjestelmän toimintatapoihisi ja tarpeisiisi, jotta se tukee päivittäistä työskentelyäsi liiketoimintasi alkumetreiltä lähtien.
Anna liiketoiminnallesi sen ansaitsemat alkuvauhdit sujuvalla toiminnanohjauksella – ota yhteyttä!
Muistathan myös perehtyä näiden tahojen vinkkeihin, kun olet aloittamassa henkilöstöalan liiketoimintaa
Suomen Yrittäjät ovat koonneet tärkeää tietoa yrityksen perustamisen alkuvaiheista:
Henkilöstöala HELA ry jakaa tietoa alan yrityksille:
- Lue perustietoa vuokratyöstä (henkilostoala.fi) >
- Tutustu vuokratyötä koskevaan lainsäädäntöön (henkilostoala.fi) >
- Henkilöstövuokrausta ja henkilöstöalan rekrytointia koskevat yleiset sopimusehdot (henkilostoala.fi) >
Finlexistä löydät tietoa yleissitovista työehtosopimuksista:
Ja vielä loppuun Petri Heinolan kuusi täsmävinkkiä henkilöstöalan yrittäjälle:
Unohda ylimyyminen: jokainen työ ja työpaikka on erilainen. Et voi luvata, että tekijä on maailman paras työssään, vaikka olisi sitä joskus ollutkin. Pysy faktoissa, kerro työhistoriasta ja viittaa esimerkiksi suosituksiin, kun esittelet tekijää toimeksiantajalle.
Tee taustatyöt hyvin: tarkista suositukset ja kartoita tekijän taustat hyvin ennen kuin esittelet tekijää toimeksiantajalle. Tee myös kattavat taustatyöt toimeksiantajayrityksestä, jotta osaat esitellä työpaikan sopivalla tavalla tekijälle.
Älä lähde asiakkaan kiireeseen mukaan: henkilöstön saamiselle on yleensä aina kiire. On helppo yliarvioida nopeus, jolla henkilöstön saa kokoon. Älä lupaa, mitä et pysty pitämään: sovi realistiset aikataulut asiantuntemuksesi pohjalta ja pitäydy niissä.
Varmista, että toimeksiantaja ymmärtää vuokratyövoiman ja oman työvoiman erot: tilaaja ei välttämättä tunne alaa eikä työehtosopimuksia. Olet henkilöstövuokraajana työnohjaus- ja perehdytysvelvollinen työntekijöillesi. Varmista siis, että työntekijöitäsi kohdellaan toimeksiantajayrityksessä asiaankuuluvalla tavalla – työntekijäsi ovat liiketoimintasi voimavara.
Pidä huolta työntekijöistäsi: on helpompaa pitää olemassa oleva työntekijä kuin etsiä tilalle uusi. Pidä kiinni sovituista asioista ja sopimuksista. Kerro tekijälle, mitä häneltä odotetaan, miten työtä mitataan ja mihin suoritukseen työn tilaaja on tyytyväinen. Kuuntele aktiivisesti palautetta työn sujumisesta ja kohtele vuokratyöntekijöitä kuin omiasi. Empaattinen ja lämminhenkinen työntekijöistä välittäminen nostaa yrityksesi profiilia hyvänä työnantajana, sekä auttaa myös konkreettisesti työntekijöitäsi hyviin tuloksiin.
Hanki yksi alan tarpeisiin kehitetty toiminnanohjausjärjestelmä:
Jos käytät useaa järjestelmää ja joudut siirtämään tietoja niiden välillä, tulee tekeminen lopulta kalliimmaksi kuin arvaatkaan. Yhden alalle kehitetyn järjestelmän avulla automatisoit rutiineja ja vapautat aikaa töihin, jotka ovat tärkeitä erottautumisellesi. Voit muun muassa kehittää työntekijäkokemusta, kerätä ja hyödyntää palautetta, ja hoitaa yllättävätkin eteen tulevat asiat ajan kanssa.
Ota asiantuntijoihimme yhteyttä ja varmistetaan sinunkin henkilöstöpalvelualan yrityksellesi kaiken kattava toiminnanohjausjärjestelmä!
